Introducción
Una investigación del PMI sobre la Experiencia del Cliente (CX) demuestra que la necesidad de mejorar las habilidades en IA es urgente en los gerentes de Proyectos, ya que solo alrededor del 21% afirma tener una amplia o buena experiencia práctica con herramientas y tecnologías de IA, en el contexto de la gestión de proyectos, y el resto tiene poca o ninguna experiencia o comprensión de la IA. Hoy dominar los fundamentos de la IA es innegociable: es parte esencial del rol de los gerentes de Proyectos.
Para explorar y aprovechar el potencial de las herramientas GenAI existentes, el Gerente de Proyectos debe considerar evaluar las tareas y los entregables de un proyecto bajo dos aristas: La primera es el nivel de complejidad, que va de bajo a alto e incluye factores como la cantidad de variables involucradas en la tarea, si se involucran perspectivas del contexto empresarial y si requiere conocimientos y experiencia específicos en gestión de proyectos. La segunda es el grado de intervención humana necesario para obtener el resultado esperado de la herramienta GenAI. En este caso, a mayor complejidad, mayor será la intervención humana necesaria para completarla.
En este artículo vamos a explorar de una manera práctica el roadmap de aplicación de la IA a la gestión de proyectos propuesto por el PMI:
1. Estrategias para Adoptar GenAI en Gestión de Proyectos
1.1 Automatización
1.2 Asistencia
En este nivel, los profesionales de proyectos pueden aprovechar las herramientas GenAI para complementar su análisis, obtener borradores preliminares para su revisión por parte de expertos y construir iterativamente el resultado esperado para una tarea específica. Los resultados de la herramienta no pueden considerarse completos sin refinamiento, pruebas y análisis complementarios. Ejemplos de este enfoque, incluyen la creación de un primer borrador de un análisis de costo-beneficio, la realización de un análisis de datos para su uso en una recomendación de cambio de alcance, la creación de planes y la realización de un análisis de riesgos. Es probable que el resultado final requiera una intervención moderada de un profesional de proyecto con experiencia para garantizar que sea completo y preciso.
1.3 Extender Capacidades
Es el nivel más complejo, donde los profesionales de proyecto pueden mejorar las capacidades existentes para explorar y desarrollar nuevas. Este enfoque ayuda a los gerentes de proyecto a realizar tareas más complejas y estratégicas específicas de la
Tomado de: www.pmi.org
organización o el tema, como la creación de casos de negocio excepcionales para proyectos y el apoyo a la toma de decisiones complejas con numerosas interdependencias y variables. En última instancia, los profesionales de proyecto seguirán guiando y realizando la mayor parte del trabajo, pero pueden aprovechar GenAI para obtener información y realizar tareas específicas mediante múltiples interacciones con la herramienta. En este nivel, es probable que la profundidad de la experiencia y el conocimiento del individuo sobre el negocio y la gestión de proyectos influyan en la calidad de los resultados finales.
2. Guiando tu camino hacia el desarrollo de habilidades de IA
Tomado de: www.pmi.org
El Triángulo del Talento del PMI® ofrece un marco sólido para ayudar a los profesionales de proyectos a comprender el impacto de GenAI y qué habilidades y competencias deben desarrollarse y mejorarse:
2.1 Dimensión “Ways of Working”
Esta dimensión del Triángulo del Talento® de PMI se centra en adoptar los mejores enfoques, prácticas, técnicas y herramientas para gestionar proyectos con éxito. Si un proyecto es predictive, agile o hibrido, hay muchos caminos para conseguir que el trabajo sea hecho, por lo que es crucial aplicar la técnica correcta en el tiempo correcto para conseguir un proceso de Delivery perfecto, es ahí donde la IA va refinando el ways of working. La IA generativa puede automatizar, asistir o ampliar las habilidades y competencias de gestión de proyectos. Por ejemplo:
Planificación de proyectos: utilice GenAI para simplificar la minería de datos y el análisis de datos históricos, lo que facilitará la planificación y optimización general del proyecto, así como la generación de documentación completa del proyecto, considerando todas las áreas de conocimiento de la Guía PMBOK®.
Gestión de tiempo y Costos: use GenAI para respaldar la estimación y el refinamiento de tiempos y costos, el análisis de costo-beneficio, el análisis del valor ganado, y el cálculo e identificación de medidas de mitigación para abordar sobrecostos, retrasos, etc.
Gestión de riesgos: GenAI puede apoyar y asistir en la identificación, el análisis y las recomendaciones generales para la mitigación y eliminación de riesgos. Puede ayudar a definir la planificación y los informes de riesgos, así como a facilitar la comunicación.
Asistencia para la escritura y la lectura: GenAI se utiliza ampliamente para mejorar la escritura, incluyendo documentos y correos electrónicos, y facilitar tareas de comunicación generales y específicas. También puede utilizarse para generar código, resumir notas de reuniones y lecciones aprendidas de proyectos anteriores, y obtener información de datos no estructurados.
2.2 Dimensión “Power Skills”
Esta dimensión del Triángulo del Talento® de PMI incluyen habilidades como liderazgo colaborativo, comunicación, resolución de problemas y pensamiento estratégico. Asegurar que los equipos posean estas habilidades les permite mantener influencia sobre diversas partes interesadas, un componente fundamental para generar cambios, como por ejemplo:
Integrar el pensamiento estratégico: GenAI está muy familiarizada con los modelos estratégicos. Incluso si no comprende la estrategia organizacional más allá del documento general, definir cuáles podrían ser los elementos típicos de la estrategia para una organización nos abrirá los ojos a muchos puntos de conexión de nivel inferior, pero importantes, que quizás nunca se hayan considerado.
Colaboración mejorada: impulsar GenAI al inicio de una colaboración ayuda al equipo a empezar desde un punto diferente, ya que les permite complementar/omitir la lluvia de ideas que, de otro modo, predominaría en las reuniones iniciales.
Resolución de problemas más rápida: la resolución de problemas en la gestión de proyectos requiere perspectivas diversas. GenAI puede ayudar a resolver partes específicas del problema, realizar investigaciones y sugerir hipótesis. Sin embargo, se debe tener en cuenta que carece de una visión sistémica para integrar todas las piezas debido a su conocimiento genérico sobre el contexto empresarial específico de la empresa.
Comunicación mejorada: GenAI ayuda a optimizar la comunicación en diferentes niveles, incluyendo la mejora de la gestión de las partes interesadas, la sugerencia de datos de apoyo, la automatización de procesos de comunicación menos complejos y la evaluación de contenido para transmitir la narrativa y la perspectiva correctas en mensajes más sensibles y complejos.
2.3 Dimensión de “Business Acumen”
Esta dimensión del Triángulo del Talento® de PMI permite a los Gerentes de Proyectos tener visión para los negocios, a menudo lideran esfuerzos donde el conocimiento funcional y de negocio es importante para el éxito del proyecto, por ejemplo
Análisis de escenarios: cuando se lidera un equipo cross y se debe desarrollar una nueva aplicación, se puede acceder rápidamente a información detallada de últimas tecnologías, mejores prácticas y trampas comunes.
Evaluación de las implicaciones para el negocio: GenAI se puede utilizar para comprender y mapear el impacto y la contribución de los proyectos en el negocio.
3. Hablando con la IA
proyectos en la era de la IA, consiste en aprender a comunicarse con la IA de forma clara, haciendo preguntas precisas con información estructurada para obtener el resultado esperado, y siguiendo estas recomendaciones:
Se resiliente: sigue refinando y mejorando tus mensajes de manera persistente.
Mantente curioso: explora diferentes formas de hacer que tus mensajes sean mejores y más innovadores. Por ejemplo, en lugar de decir 'Discutir problemas', di 'Compartir desafíos del proyecto' para obtener un resultado más relevante.
Sigue probando nuevas formas, como cambiar 'Proporcionar actualizaciones' por 'Detallar logros y contratiempos'.
Prueba tus mensajes en contexto, como pasar de '¿Próximos pasos?' a 'Identifica tareas críticas para el próximo sprint.'
Mantente curioso, y tus mensajes, ya sean para proyectos o chatbots, serán más efectivos y versátiles.
Los patrones de sugerencia describen cómo debería fluir tu conversación para obtener las respuestas que deseas. Finalmente, hay técnicas de sugerencia que te llevan a la mejor y más útil respuesta posible como por ejemplo
4. Herramientas : PMI Infinity
Es un coach impulsado por IA generativa para apoyar los gestores de proyectos en su trabajo, brindándoles mejores resultados de proyectos, desarrollo profesional y eficiencia organizacional general. PMI Infinity ofrece un potente conjunto de mejoras para sus necesidades diarias de gestión de proyectos, que incluyen:
Impulsado por GPT4o (omni) para un rendimiento de IA de vanguardia, ofreciendo conversaciones precisas y profundas.
Aprovecha una base de conocimiento con 15.000 piezas, y en constante crecimiento, de contenido revisado por expertos de la comunidad y del sector.
Cita la fuente con contenido original para una validación rápida y sencilla.
Experimente el reconocimiento de los modos "Aprendizaje" y "Tarea" para ayudarle a lograr el resultado deseado.
Mantenga sus datos seguros. Infinity se capacita exclusivamente con tecnología patentada de PMI.
PMI Infinity es un beneficio exclusivo para los miembros de PMI.
https://infinity.pmi.org/
Características:
Librería de Prompts: Provee consultas recomendadas y prompts útiles desarrollados y examinados por la comunidad de PMI.
Experiencias Guiadas: Mejora las habilidades con situaciones reales, permite hacer simulaciones realistas y da orientación experta.
Generación de documentación: Externaliza el trabajo pesado. Introduce los detalles de tu proyecto, descarga y perfecciona los planes, y optimiza tu tiempo.
Plantillas y Listas de chequeo:. Ofrece plantillas y listas de verificación inteligentes para optimizar la planificación, la generación de informes y la delegación de tareas, logrando un enfoque coherente.
Cargue de Documentos: Sube documentos de texto para obtener respuestas más precisas y contextualizadas. Infinity extrae, resume, analiza y proporciona información práctica de los documentos de tu proyecto.
Fuentes y Referencias: Nos brinda las fuentes de donde está tomando la información y nos referencia artículos similares, provee los enlaces para ir a dicha documentación.
5. Conclusiones
Un estudio del Harvard Business Review dice que los resultados de los proyectos pueden mejorar hasta un 60% utilizando inteligencia artificial.
Ante la pregunta de que si la IA va a eliminar los trabajos de los Gerentes de Proyectos, definitivamente la respuesta es no , pero es importante tener en cuenta la proyección de Gartner, que indica que para 2030, más del 80% de las actividades que realiza un gerente de proyectos hoy podrán ser hechas por la IA. Los profesionales de proyectos necesitan mejorar su desempeño, desarrollando no solo habilidades técnicas de gestión de proyectos, sino también una mentalidad proactiva y orientada al aprendizaje. ¿Los dos factores clave? La preparación implica cultivar habilidades técnicas, conocimiento del dominio y experiencia en gestión de proyectos para aprovechar al máximo las capacidades de GenAI. La iniciativa requiere un compromiso con el aprendizaje continuo, la experimentación y la colaboración.
La Adopción de GenAI: Es la frecuencia y el alcance del uso de GenAI en la gestión de proyectos. Este aumento en la adopción significa a la frecuencia de uso en comparación con los seis meses anteriores. Por ejemplo, un aumento inicial de 2 a 3 veces (100 a 200 %) en la adopción significa usar GenAI del doble al triple que antes, ya sea para más proyectos, más tareas dentro de los proyectos o ambos.
Ganancias de Productividad: Es la eficiencia laboral reportada al usar GenAI en la gestión de proyectos. Este aumento de productividad significa a la eficiencia obtenida al usar GenAI en comparación con no usarla.
Los profesionales de proyectos que informan aumentos significativos en la adopción y la productividad de GenAI utilizan la tecnología para tareas complejas que requieren una configuración más avanzada, pero con mayores beneficios en términos de productividad.